「会議が終わったのに何が決まったかわからない」「議事録を作っても誰も読まない」という悩みを解決するために、読まれる議事録・役に立つ議事録の作り方を解説します。
会議に参加した全員が同じ理解を持っているとは限りません。議事録は、会議で議論された内容・決定された事項・各自が担当するタスクを文書として残すことで、認識のズレを防ぎ、実行に移すための共通基盤を作ります。
特に以下の場面で議事録の重要性が高まります。複数部署・複数社が参加する会議では、後から「そんな決定はされていない」というトラブルが起きやすい。また、プロジェクトの担当者が変わる際には、過去の意思決定の経緯を引き継ぐために議事録が欠かせません。
標準的な議事録は以下の要素で構成されます。
議事録の中で最も重要なのが決定事項の記録です。「〇〇について議論した」ではなく、「〇〇について△△と決定した」という形で結論を明示します。
決定事項を記録する際のポイントは以下のとおりです。
決定事項と議論の概要は分けて記録しましょう。読み手が決定内容だけを素早く確認できる構成が理想です。
アクションアイテム（ToDo）は、議事録の中で最も「実行に直結する」セクションです。後から見返したときに誰がどのタスクを担当しているか一目でわかる形式が重要です。
推奨フォーマットは以下のとおりです。
プロジェクト管理ツール（Asana、Jira、Notionなど）と連携して、議事録のアクションアイテムを直接タスクとして登録できる仕組みを作ると、実行率が大幅に向上します。
議事録作成に時間がかかりすぎる場合、以下の方法で効率化できます。
議事録は会議終了後なるべく早く（理想は当日中、遅くとも翌営業日中）に共有します。共有が遅いと、アクションアイテムの着手が遅れ、議事録の価値が半減します。
会議の音声・テキストを入力するだけで、決定事項・アクションアイテムを整理した議事録を自動生成します。本記事で解説した構成を自動で組み立てるため、作成時間を大幅に短縮できます。3回まで無料でお試しください。
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